اداب الايميل

الأحد يوليو 24, 2011 4:05 am

موضوع مهم و مفيد اعجبني ان اشارككم بفوائده

( تعديل الميل في آداب الإيميل ).

وقد جعلتها على شكل نقاط ليسهل تناولها.

فأقول :

لا ترسل رسالة فارغة إلى أحد ، وتكتفي بالملف المرفق أو الرابط الذي معها ، فكثير من الناس لا يتحمس لفتح الملفات أو الروابط المرفقة إذا لم يعرف المحتوى مسبقاً ( بل و لا يُنصَح بفتح اي رابط يرد اليك برسالة لوحده و بدون توضيح لمحتوياته حتى و ان كان من اقرب الاصدقاء او المعارف لاحتمال ان يكون بريده قد تم سرقته من سراق الايميلات ..!) ، وإذا لم ترد أن تتحدث عن محتوى المرفق صراحة لأنك تريد جعله مفاجأة فلا بأس بتقديم كلمات قصيرة عنه.

لا ترسل الرسالة مرة أخرى إلى من أرسلها لك ، لئلا يصدق عليك " هذه بضاعتنا ردت إلينا " ،
بل احذف عنوانه من مستقبلي الرسالة لو كان المستقبلون عندك في مجموعات.

لا تعد توجيه رسالة قبل أن تقرأ ما فيها جيداً ، فلعلها غير مناسبة لإعادة الإرسال ، أو إن المحتوى لا يستحق الإرسال ، فليس كل رسالة تأتيك تمررها إلى غيرك قبل أن تقرأها ، فلا بد أن تكون في الرسالة فائدة ما ولو قليلة.

لو كان في الرسالة محتوى غير لائق
- كصورة مبتذلة أو كلمات فاحشة أو رمي لأحد الناس بتهمة من غير دليل -
فلا تعد إرسالها كما هي أو لا ترسلها أصلاً ، بل تخلص من ذلك كله بحذفه أو طمسه ثم أرسلها ، لأن مستقبل الرسالة ينظر إليك وهو يقرأ رسالتك ، ولا تعتقد أن قولك في أول الرسالة
: ( كما وصلني ) يشفع لك ، فقد أعطيت عقلاً تفكر به.

ضع عنواناً لرسالتك ، ولا تترك خانة العنوان فارغة ، فوجود العنوان يساعد مستقبل الرسالة في تصنيف الرسالة والرجوع إليها لاحقا.

لا ترسل رسالة بخط صغير جداً بحيث تصعب قراءته على البعض ، فليس كل الناس له قوة إبصار كما لك ، كبّر الخط قبل أن تعيد توجيه الرسالة ، واعلم أن خاصية تكبير النص عند العرض لدى المستقبل لا تعمل دائماً فلا تعتمد عليها.

لاحظ من سيستقبل رسالتك وأن يكون المحتوى مناسباً له ، خصوصاً إذا كنت ترسل إلى مجموعة ، فالرسالة التي تناسب البالغين قد لا تناسب غير البالغين ، والتي تناسب المتزوجين قد لا تكون كذلك لغير المتزوجين.

قبل أن تعيد توجيه رسالة جاءتك ، احذف عنوان من أرسلها إليك ، فقد يكون غير راغب في أن ينشر بريده مع رسالته أو يُعرَف أنه مصدر هذه الرسالة.

إذا كنت ترسل إلى أكثر من مستقبل ، فضع العناوين في الحقل الذي لا يسمح بظهور عناوين المرسل إليهم عند مستقبلي الرسالة ، وهذا الحقل قد يسمى ( نسخة خفية ) أو (نسخة كربونية صماء ) أو BCC اختصاراً لـ Blind Carbon Copy ، بحسب البرنامج أو الموقع الذي ترسل منه ولغته. والغرض من ذلك أن لا تنشر عناوين الأشخاص الذي أرسلت إليهم فقد لا يرغبون في ذلك.

ولمزيد التوضيح والفائدة ، نقول :

في برامج أو مواقع البريد هناك عادة ثلاثة حقول يوضع فيها عنوان مستقبل الرسالة ، حقل ( إلى To ) ،

وحقل ( نسخة كربونية CC ) ، وحقل ( نسخة كربونية صماء BCC ) ،

فالعناوين البريدية التي توضع في الحقلين الأولين تظهر عند مستقبلي الرسالة ، أما التي توضع في الثالث فإنها لا تظهر ، ويظهر بدلاً منها عند المستقبل عبارة undisclosed-recipients أي مستقبلون مخفيون ، أو لا يظهر شيء أصلاً.

ولك أن تسأل هنا : إذا كانت العناوين الموضوعة في الحقلين الأولين تظهر لدى المستقبل فما الفرق بينهما و ما الفائدة منهما معاً ، ألا يكفي أحدهما ؟

والجواب : الفرق بينهما أن الخانة

( إلى - To ) مخصصة للمخاطب الأصلي المعني بالرسالة ، أما الخانة

( نسخة كربونية CC ) فهي لإطْلاع المستقبل على الرسالة دون أن يكون هو المخاطب بها ، ولتقريب الفكرة نقول : كلنا يعلم عن الخطابات والتعاميم والقرارات والإعلانات المكتوبة التي تصدر في الإدارات الحكومية والشركات والمؤسسات وتتعلق بأفراد معينين مثلاً الخ.... حيث نلاحظ دائماً وجود أكثر من نسخة ونرى في نهاية الورقة عبارات مثل : نسخة إلى ... ، نسخة إلى ...

ويفيد ذلك في مواطن أخرى ، فمثلاً لو أرسلت رسالة ما تطلب فيها آراء مجموعة من الناس حول قضية ما ، وتريد أن تكون هذه الآراء مكتوبة من بعض الأشخاص فقط لأهميتهم مثلاً ، ومسموعة من آخرين ، فيمكنك أن تضع عناوين من تريد منهم الرد كتابياً في الخانة ( إلى - To ) ومن تريد السماع منهم شفهياً في الخانة ( نسخة كربونية CC ) وتشير إلى ذلك في الرسالة بأن تقول مثلاً : الأسماء في الخانة To ننتظر منهم رداً كتابياً ، والأسماء في الخانة ( نسخة كربونية CC ) نسمع منهم شفهياً.

لا ترسل رسالة فيها رابط إلى منتدى يحتاج إلى تسجيل ، وتأكد بأنه لن يسجل أحد في منتدى من أجل أن يقرأ خبراً أو يرى موضوعاً منشوراً فيه ، وبعض روابط الأخبار أو المواضيع المثيرة روابط كاذبة توضع لتجعلك تسجل في المنتدى فقط وحينما تدخل لا ترى الموضوع الذي أرسل لك رابطه.

ولو كان هناك برنامج مفيد في أحد المنتديات التي تحتاج إلى تسجيل مثلاً ، وأردت أن يستفيد منه الآخرون فأشر في رسالتك أن البرنامج في منتدى يحتاج إلى تسجيل.

لو أردت إرسال طرائف فلا بأس ولكن تجنب الطرائف الخادشة للحياء أو المسيئة ، خصوصاً تلك التي تبدأ بكلمة ( محشش ) أو ( سكران ) ، حيث يلاحظ أن البعض يصدر منه مثل ذلك ، سواء في رسائله أو في حديثه مع أصدقائه حتى وصلت إلى برنامج الإذاعة في بعض المدارس ، غافلاً عن أن هذا النوع من الكلام يهوّن المعصية ويسهّلها عند المخاطب ، وكذا الطرائف التي تسخر من بعض الشعوب أو القبائل أو الأعراق ، مثل : هندي ، صعيدي ، سوداني الخ ... حيث إن ذلك غير جائز شرعاً ، فينبغي للعاقل أن يلتفت إلى ذلك ، ويتذكر أنه كما ينبغي أن يطيب حديث المرء فكذا ينبغي أن يطيب كتابه.

إني أشعر بالخجل من ربي ومن نفسي حينما أقرأ طرفة كالتي أرسلها بعض الأصدقاء عن الذي بعثه والده إلى الصيدلية ليشتري له دواء الفياجرا ... فأبادر ودون شعور إلى حذف هذه الرسالة فوراً.

من الأفضل أن لا ترسل مرفقاً كبير الحجم كملف فيديو أو صوت أو صور كثيرة مع الرسالة ، وتكتفي بوضع رابط إلى الملف إلى أحد المواقع ، فالانترنت ما زالت بطيئة عند كثير من الناس بحيث لا يتمكن أو لا يتشجع أن ينزل ملفات كبيرة الحجم من البريد ، هذا إذا تمكن من استقباله ، حيث يلاحظ أن بعض العناوين البريدية حينما ترسل إليها ملفاً كبير الحجم ترجع الرسالة إلى مرسلها.

لو أنشأت رسالة أو جاءتك رسالة فيها رابط ، فتأكد من سلامة الرابط ، أي إنه يعمل وأنه لا يقود إلى موقع مسيء للخلق ، حيث يلاحظ أن البعض يرسل رسائل فيها روابط قبل أن يجربها وحينما يفتح المستقبل أحد الروابط تظهر له عبارة " لا يمكن عرض الصفحة " أو يأخذه الرابط إلى صفحات مخلة.

لو أردت الرد على رسالة جاءتك من صديق مثلاً ، فاجعل أصل الرسالة يظهر مع الرد ولا تكتفِ بالرد فقط ، خصوصاً إذا طالت المدة بين الرسالة وجوابها ، حيث إن ذلك يساعد قارئ الرسالة على الربط بين الرسالة الأصلية وجوابها ، فقد يرى البعض رداً مختصراً من صديق على رسالة ما ولا يتذكر جيداً الموضوع الذي تعلق به هذا الرد.

إذا لم يكن هناك غرض ما ، فيستحسن أن تكتب اسمك الحقيقي ولو مختصراً في حقل المرسل بحيث يراه مستقبل الرسالة ويعرف المرسل فوراً ، وتبتعد عن الألقاب والكنى والعبارات الأخرى التي توضع بدل الاسم.

هذا آخر ما أردنا إيراده في هذا المختصر ، نرجو أن يكون نافعاً

منقول